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Visez la simplicité!

Par Alan Ward

L’idée de mener un examen organisationnel ne devrait pas être une raison de donner à quiconque des sueurs froides. Elle en a malheureusement la possibilité.

Une brève étude du sujet peut nous mener tout près du désespoir : planification des infrastructures, architectures internes, analyse des processus, et plans de changement… À vrai dire, qui sait comment s’y prendre?  Si vous êtes une petite organisation, la tâche est d’autant plus ardue.  Les gens de votre bureau travaillent pour vivre, et ils sont occupés. Il reste peu de temps pour s’arrêter et dresser l’inventaire… et c’est précisément pourquoi vous devez songer à effectuer un examen organisationnel en premier lieu.   

Le milieu dans lequel opère votre organisation change. Les changements vous sautent parfois en plein visage, mais ils sont souvent plus subtils. Vous levez les yeux de ce qui vous entoure pour constater que les membres demandent des types de valeurs différents.  S’ils ne veulent pas plus, ils veulent maintenant mieux. Ce qui fonctionnait si bien dans le passé soulève maintenant davantage de questions que de réponses. Si vous résistez à l’urgence de replonger dans la pile des priorités qui vous appellent, vous constaterez que l’écoute et la planification ne sont pas que des invités qui frappent à votre porte. De même que le changement, ils pourraient être vos nouveaux meilleurs amis.

Il y a quelque temps, j’ai rédigé un blogue sur les limites organisationnelles. La principale conclusion était que nous ne connaissons pas nos limites avant que nous les dépassions. C’est autant le cas pour nos organisations que pour nous en tant qu’individus. Nous savons ce que nous avons fait, ce que nous avons bien fait ou moins bien fait, et ce que nous évitons de faire.  Nous avons tendance à continuer de faire les mêmes choses.  Nous connaissons notre expérience, mais peut-être pas nos limites. 

Si nous souhaitons continuer de grandir, de renouveler nos organisations et de créer de nouvelles formes de valeurs, nous devons sciemment aller au-delà de ce que nous accomplissons jour après jour.  La question est de savoir si, aujourd’hui, nous avons les ressources et les processus en place pour y parvenir.  Un examen organisationnel peut vous aider à mieux comprendre ce que fait votre organisation (et oui, il peut y avoir des surprises!) et ce qui peut être nécessaire à un succès durable.

Alors, où et comment débute le travail d’un examen organisationnel? Comme la plupart des choses de la vie, il commence par la sensibilisation.  Idéalement, vous avez réagi aux changements de votre environnement en jetant un coup d’œil à la stratégie de votre organisation. La stratégie ou un plan pour un quelconque changement matériel se veut généralement la toile de fond de l’examen.  Votre stratégie vous incite à établir un plan opérationnel pour faire en sorte que ce qui doit être fait sera fait.  L’examen organisationnel vous aide à comprendre comment le travail doit être structuré pour y parvenir.

En l’absence d’un changement à la stratégie officielle, le constat que vous semblez vous heurter toujours aux mêmes enjeux et obstacles peut servir d’aiguillon pour l’examen.  Quels genres d’obstacles?  Je présume qu’une liste pourrait inclure des délais de projet non respectés (ou des courses effrénées), un manque de suivi des nouvelles idées, des problèmes que vous avez déjà rencontrés qui se répètent, et peut-être le plus frustrant, le temps que vous devez consacrer à des choses que quelqu’un d’autre devrait exécuter, croyez-vous fermement. Ce dernier point à lui seul peut nous inciter à agir!

Peu importe l’élan précis, une fois que la possibilité d’un examen organisationnel devient de plus en plus apparente, le plus difficile est de décider comme le structurer.  L’examen organisationnel est-il un grand projet, ou une chose dont peut se charger quelqu’un sur le coin de son bureau?  En fait, il n’est pas nécessaire que ce soit l’un ou l’autre. 

Comment structurer l’examen

L’approche du grand projet sent la complexité.  En vérité, la complexité dans toute entreprise finira par éroder la valeur.  Un examen organisationnel ne doit pas être simpliste, mais il doit être géré en visant la simplicité.  Cela étant dit, il ne peut être réalisé pendant les temps libres de quelqu’un.  Ce travail nécessite de la planification et de l’attention, certaines connaissances et des aptitudes. Cette initiative doit également s’exécuter dans un climat de transparence complète et de confiance.

Un examen organisationnel est une évaluation des postes, des tâches et des liens entre les postes.  C’est un effort ciblé pour comprendre comment le travail s’exécute maintenant, quel travail est le plus important à accomplir, et qu’il pourrait maintenant devoir être réparti différemment.  Il vise à identifier les niveaux et la nature des connaissances, des aptitudes et des habiletés dont a besoin votre organisation pour pouvoir faire correspondre les ressources aux priorités. 

L’examen n’est pas une évaluation des gens ou de leur niveau relatif de rendement

Soyons clairs sur ce point.  Si l’on entreprend un examen organisationnel en mettant à l’ordre du jour de gérer le rendement, ce sera un échec avant même de commencer.  Dans toute organisation, petite ou grande, l’examen organisationnel pourrait révéler un déséquilibre en matière d’aptitudes et de connaissances, ou des lacunes dans la capacité organisationnelle (avoir la connaissance ou les aptitudes pour faire ce qui doit maintenant être fait).   Le mandat de l’examen se situe cependant au niveau organisationnel et jamais du rendement individuel des membres du personnel.   Gérer le rendement individuel, encourager l’apprentissage et le perfectionnement professionnel, et les décisions qui s’y rattachent sont des responsabilités distinctes de l’examen organisationnel.

Il n’est pas nécessaire que le déroulement d’un examen organisationnel soit compliqué.  Il consiste essentiellement à recueillir des données ciblées et informées, principalement par le biais d’entrevues des titulaires de postes. Dans une plus petite organisation (moins de dix personnes), je recommanderais d’interviewer tout le personnel.  Dans une plus grande organisation, le processus devra être séquencé et n’entraînera probablement pas un ratissage de tous les postes.  Il existe des postes clés dans toute organisation – qui ne se trouvent pas tous au sommet hiérarchique – et c’est probablement l’endroit par où commencer. 

Peu importe le nombre de rôles à examiner, l’art de l’entrevue bat son plein ici. Il ne s’agit pas uniquement de mener une analyse des postes.  Nous révélons également comment les tâches documentées ou attendues de tout rôle correspondent à la réalité des types de travail qui lui sont rattachés.  Il n’est pas rare que certaines surprises marquent cette étape.  Les tâches et les processus qui semblaient auparavant très logiques peuvent maintenant nous laisser perplexes.  Ce pourrait être risible si ce n’était du fait que ces processus prennent du temps et de l’attention, et enlèvent des ressources à d’autres tâches plus importantes.

Ces entrevues peuvent également révéler un déroulement du travail intéressant.  Chaque poste est connecté à un certain nombre d’autres postes.  Ce qui survient presque organiquement dans chaque organisation est que le travail fait des allers-retours – et circule.   Dans certains cas, le déroulement du travail est très efficace, voire même élégant.  Dans d’autres cas, on pourrait en faire une étude de cas à savoir comment ne pas faire les choses. Le point commun de tous ces exemples de déroulement du travail est qu’on ne les remet presque jamais en question.  En utilisant des techniques simples de schématisation des processus, en employant des outils sophistiqués tels que des fiches ou des feuilles de carton, il est possible d’illustrer comment les solutions de rechange, les nombreux transferts de dossiers et les reprises de travail peuvent ralentir les choses.

À ce moment-ci, je comprends que vous puissiez commencer à penser qu’un examen organisationnel exige beaucoup de travail.  Une fois de plus, il n’est pas nécessaire que ce soit le cas.  Rappelez-vous mes paroles de mise en garde vous incitant à viser la simplicité.   Je dois toutefois admettre que si vous décidez de réaliser un examen par vos propres moyens, cela prendra un certain temps – du temps que avez ou pas.  Mais vous ne devez pas considérer uniquement le facteur temps. L’obstacle le plus important pourrait être l’objectivité

Malgré vos meilleures intentions pour regarder tous les éléments sous un nouvel angle, je crois qu’il est difficile de bien s’en tirer. Pouvoir laisser de côté ses propres partis pris – positifs et négatifs – exige un niveau élevé de discipline.  Vos partis pris inconscients sur les gens et les processus (dont vous avez pu initier certains) tendront à ne pas se révéler à vous.  Vous devez alors espérer que votre personnel soit entièrement ouvert avec vous, qu’il mette votre réflexion au défi et admette peut-être des modèles de travail peu flatteurs.  Même si l’on vous apprécie et vous respecte, ils pourraient ne pas choisir de s’engager sur la même voie que vous.  Dans la mesure où cela se concrétise, les mérites de l’examen organisationnel peuvent être compromis.

Soyez clair avec tous quant aux raisons de l’examen

Pour créer le climat favorable à un examen organisationnel réussi, vous devez vous montrer clair sur les raisons de celui-ci.  Vous devez ensuite partager ces raisons avec tous.  La transparence et la confiance envers le processus ne sont possibles que si la communication est planifiée, réfléchie et suffisamment détaillée.  Vous n’avez pas à réécrire la Magna Carta, mais vous devriez expliquer aux gens ce qui se produira, et pourquoi.  Vous devez prendre, et conserver l’engagement de les tenir à jour au cours du processus. 

Vous ne pouvez pas promettre qu’aucun changement ne se produira dans le déroulement du travail, mais vous pouvez, et vous devez être authentique dans votre conviction que le personnel ne devrait pas se sentir menacé.  Il ne s’agit pas de cibler les gens ou de trouver des raisons de réduire le personnel ou d’éliminer des postes.  Il s’agit de concentrer l’organisation sur l’excellence, et sur le travail et les processus qui la supportent.