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Quelques suggestions d’amélioration

Par les experts-conseils principaux chez AMCES (Association Management, Consulting & Evaluation Services) 

Cinq experts-conseils principaux chez AMCES (Association Management, Consulting and Evaluation Services) se sont récemment réunis pour une séance de remue-méninges sur le thème des règlements administratifs des associations.  Il est devenu évident qu’une majorité de règlements administratifs d’associations et d’organismes sans but lucratif contiennent des dispositions qui gênent une gouvernance efficace et réactive, et une gestion efficace.  Cette situation peut provenir de conseils d’administration ayant inclus dans leurs règlements administratifs des dispositions qui devraient être traitées dans une politique du conseil, permettant ainsi au conseil de s’adapter rapidement au changement. La prochaine fois que vous étudierez vos règlements administratifs, tenez compte des points suivants.

  • Orientation du conseil : Assurez-vous que l’orientation des nouveaux membres de votre conseil d’administration offre une vision nette à savoir comment la réglementation applicable, les règlements administratifs et les politiques sont liés les uns aux autres, et quelles sont les différences entre chacun.
  • Avis : Incluez des notes dans vos règlements administratifs et politiques de travail afin de renvoyer une politique à une disposition des règlements administratifs, et vice versa, pour ainsi démontrer le lien entre les deux.
  • Gardez les choses simples : Assurez-vous que vos règlements administratifs sont clairs, simples, directs et sont axés sur un contenu davantage habilitant que détaillé. Si ce n’est pas le cas, vous avez du pain sur la planche.
  • Le détail appartient à la politique : Les choses détaillées peuvent et devraient être traitées dans une politique permettant par conséquent un changement rapide et efficace si la situation l’exige.
  • Éliminez les répétitions : Si la formulation de vos règlements administratifs est la même que celle de la législation applicable, songez à l’éliminer.
  • Cohérence : Utilisez des termes cohérents et fournissez une liste de définitions des termes employés dans vos règlements administratifs et politiques applicables.
  • Perpétuité : Gardez vos règlements administratifs toujours d’actualité en évitant autant que possible l’emploi de dates et périodes spécifiques.
  • Préférence à la politique : Assurez-vous que vos règlements administratifs ne limitent pas la capacité du conseil à gouverner l’association et qu’ils ne causent pas de problèmes. Par exemple, le conseil devrait pouvoir déterminer les droits d’adhésion ou modifier les tâches et responsabilités des cadres sans devoir obtenir l’approbation des membres.
  • Manuel des politiques : Mettez en place un manuel des politiques organisationnelles détaillé et intégré qui soutient l’activité habilitante des règlements administratifs, la stratégie et les exigences opérationnelles. Sans un manuel des politiques, on observe une tendance à traiter les règlements administratifs tel un manuel des politiques.  Cette pratique s’est peut-être perpétuée depuis le moment où l’association comptait strictement sur des bénévoles pour son opération.

Il n’est pas nécessaire que les modifications aux règlements administratifs soient une activité à éviter.   Malheureusement, de trop nombreux conseils d’administration sont d’avis que si c’est dans les règlements administratifs, ça doit y rester.  Il est sage de se rappeler que des propositions de modifications aux règlements administratifs seront appuyées si les membres ont une justification claire des modifications pour lesquelles on leur demande leur approbation.