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Ne sous-estimez pas la valeur des premières impressions

Par Jonathan N. Strauss

Pensez à la salle plénière au dernier congrès de votre association. Quelle était la première impression? La salle témoignait-elle du professionnalisme auquel on s’attend de votre association? Vous et vos dirigeants bénévoles étiez-vous fiers à l’arrivée de vos délégués?

La réponse à ces questions est trop souvent « non » et les raisons invoquées se résument souvent à ceci : « nous n’avions pas le budget nécessaire pour faire mieux » ou encore « nous ne savons pas comment faire les choses autrement ». Utiliser judicieusement la technologie audiovisuelle (AV), y compris la projection de données, l’éclairage et le son, peut avoir un grand impact à l’arrivée des délégués à votre prochain congrès.

Ne laissez pas les contraintes de budget ou de connaissances empêcher votre prochain événement de très bien paraître. La meilleure approche consiste à choisir ce que vous voulez et expliquer à vos fournisseurs audiovisuels ce que vous souhaitez réaliser. Vous n’avez pas à connaître la terminologie de toutes les dernières technologies ou à vous préoccuper du budget à la phase initiale de planification; contentez-vous de dépeindre vos attentes à vos experts. À cette fin, des photos d’un autre événement majeur pourraient aider vos fournisseurs AV à savoir quels éléments en particulier vous aimeriez reproduire. Il est peu probable que le budget de plusieurs millions de dollars de TED s’applique à vous, mais vous pouvez toutefois prendre des éléments de ces grands événements et les adapter à votre budget.

Il n’est pas nécessaire d’investir beaucoup d’argent pour qu’une salle plénière ait une apparence soignée et professionnelle. Voici quelques idées dont les prix varient de 350 $ à 750 $ par jour :

  1. Toile de fond ou rideaux – Ajoutez un drapé de théâtre à l’arrière de la scène et quelques lumières DEL pour créer une toile de fond soignée et nette. La technologie d’éclairage DEL a l’avantage de permettre facilement le changement de couleur des lumières chaque jour ou pour chaque conférencier, sans coût additionnel. De plus en plus de gens prennent des photos et les affichent sur les médias sociaux. Cette technologie aide donc votre événement à paraître professionnel.
  2. Éclairage du conférencier – Même avec les projecteurs de données les plus clairs, il n’est pas rare de tamiser l’éclairage de la salle pendant une présentation, ce qui laisse souvent les conférenciers dans le noir. L’ajout de quelques lumières de théâtre pour la scène permet d’éviter cette situation. On peut le faire facilement à l’arrière de la salle au moyen d’un support de barre en T, ou sur les côtés de la salle pour une apparence plus douce et un éclairage moins direct dans les yeux du présentateur.
  3. Pare-lumière personnalisé – Le pare-lumière personnalisé permet de projeter un logo ou une image au moyen d’un luminaire de théâtre relativement peu coûteux. Un pare-lumière du logo de l’événement et/ou des logos des commanditaires dans le hall et les salles plénières ajoute une touche agréable. Rappelez-vous qu’on peut souvent réutiliser ces pare-lumière, alors assurez-vous de les récupérer à la fin de l’événement.
  4. Moniteur de prévisualisation et télécommande sans fil pour les conférenciers – Évitez que les conférenciers n’utilisent leur propre ordinateur pendant une séance plénière principale car cela paraît parfois peu soigné et entraîne des délais entre les présentations. Ajoutez un moniteur de prévisualisation devant le lutrin et une télécommande de bonne qualité (Perfect-Cue est le produit de choix chez les professionnels AV) avec un ordinateur contrôlé par un technicien à l’arrière de la salle.
  5. Commutateur vidéo – En ajoutant un commutateur vidéo en continu qui peut stocker un logo (ou une diapositive PowerPoint), vous éviterez de vous retrouver devant un écran principal vierge ou un présentateur qui télécharge sa présentation. Après tout, qui souhaite voir un portable malpropre et une personne qui tente tant bien que mal de charger sa présentation? Souvent appelée une diapositive de sécurité, cette technique se veut une solution d’urgence en cas de problème informatique ou d’un changement d’ordinateur entre les présentateurs. Si possible, ayez deux ordinateurs branchés à un commutateur vidéo pour un déroulement ininterrompu.

Pour un moindre coût que les idées à bas prix ci-dessus, ajoutez une affiche de lutrin. Vous pouvez ajouter une affiche au lutrin fourni par le site de l’événement pour moins de 100 $. De façon générale, les sites d’événements fournissent gratuitement les lutrins qui portent leur propre logo. Demandez à la personne ressource les mesures exactes afin de fournir une affiche du logo de votre association ou de l’événement qui couvre entièrement celle du site. Comme dans le cas des toiles de fond, cet élément aide au partage de photos sur les médias sociaux car il fait la promotion de votre association et/ou événement.

Pour que les présentations paraissent bien, assurez-vous de préciser à vos conférenciers quel format utiliser pour leurs présentations. On a délaissé le format traditionnel 4:3 (téléviseur à tube) et c’est pourquoi vous devez demander à vos conférenciers d’utiliser le format 16:9 (téléviseur HD). Il n’y a rien de pire qu’une présentation 4:3 sur un écran moderne 16:9.

L’ajout d’une seule ou d’une combinaison de ces suggestions peut véritablement ajouter à la première impression de votre événement. N’oubliez pas de demander à vos fournisseurs, y compris le site et l’entreprise audiovisuelle, leurs idées gratuites ou à bas prix susceptibles de vous aider.

ENCADRÉ

Le tableau suivant est un extrait de « In Any Event: A Guide for Designing Successful Association Events » de Jonathan N. Strauss. Publié par la Société canadienne des directeurs d’association, cet ouvrage est disponible à la librairie de la SCDA sur www.csae.com.

Terminologie audiovisuelle
Voici quelques termes courants* qu’utilisent les professionnels AV et avec lesquels les gestionnaires d’événements sont familiers.

Terme Définition
Système interactif de réponses (SIR) Logiciel informatique et claviers pour les participants qui permettent une participation interactive et des résultats instantanés que l’on peut ensuite afficher sur un écran dans la salle.
Rapport de cadre Forme d’un écran, comme dans largeur:hauteur.
Rapport de cadre NTSC 4:3 Téléviseurs à tube à l’ancienne et projecteurs et écrans traditionnels pour salles de réunion.
Systèmes de sonorisation Dispositifs audio utilisés pour transmettre clairement le son à l’auditoire.
Traitement numérique de la lumière (DLP) Technologie développée par Texas Instruments qui réfléchit la lumière depuis des centaines de milliers de miroirs minuscules sur une puce à semi-conducteur afin de projeter une image. On appelle cette puce un dispositif numérique à micro-miroir (DMD).
Téléviseur haute définition (HDTV) Téléviseur 16:9, un rapport de cadre vidéo courant pour les téléviseurs à écran plat, moniteurs vidéo, projection en salle, téléphones cellulaires et tablettes.
Sonorisation interne Haut-parleurs au plafond généralement bien adaptés aux petits auditoires et aux courtes annonces depuis l’estrade.
Distorsion en trapèze Distorsion de l’image de vidéoprojecteurs, où le haut ou le bas d’une image est plus étroit que le bord opposé. Ce phénomène survient lorsque l’emplacement des projecteurs n’est pas perpendiculaire à l’écran.
Enceinte Groupe de haut-parleurs omnidirectionnels disposés en ligne droite, très rapprochés et opérant en phase avec une amplitude égale. Les enceintes sont utiles dans des applications où le son doit être projeté sur de longues distances. Les enceintes peuvent être orientées dans n’importe quelle direction. Leur principal usage dans les grands arénas et sites d’événements est dans des enceintes verticales qui fournissent une configuration de sortie verticale très étroite utile pour concentrer le son vers les auditoires sans gaspiller l’énergie de sortie sur les plafonds ou le vide au-dessus de l’auditoire.
Écran à cristaux liquides (LCD) Technologie d’affichage d’images. La lumière est réfléchie à travers une série de cristaux qui laissent passer ou bloquent la lumière, selon le signal de fonctionnement du panneau.
Lumens Indique la luminosité du projecteur. Plus l’écran est grand, plus le projecteur doit être lumineux. Plus la pollution lumineuse est élevée, plus le projecteur doit être lumineux.
Amplificateur de puissance Composante audio utilisée pour augmenter un signal de niveau de ligne afin d’alimenter les haut-parleurs.
Résolution Réseau de pixels utilisé pour faire une image vidéo, définie par le nombre de pixels horizontaux multiplié par le nombre de pixels verticaux. Il est important d’adapter la résolution de votre contenu à la résolution de vos écrans vidéo. Plus la résolution est élevée, plus la qualité de l’image est élevée.
Structures souples Structures de scène recouvertes de tissu sur un cadre métallique, pour la plupart autoporteuses ou qui ne requièrent qu’un simple support aérien. Offertes en formes et en tailles variées, elles donnent une apparence unique à la scène tout en mettant en valeur un écran de projection ou en ajoutant une touche d’élégance à l’entrée d’une salle.
Renforcement sonore Système indépendant de la sonorisation interne, constitué de haut-parleurs, d’amplificateurs, d’un mixeur de son et parfois d’un égalisateur de son. Un tel système est nécessaire en présence de plusieurs microphones sans fil ou de musique accompagnée de vidéos, d’audio informatique, qui exigent tous davantage de dynamique.
Salon pour les conférenciers Salon installé sur le site où les conférenciers peuvent vérifier leurs présentations sur le même matériel que celui qu’ils utiliseront dans les salles de réunion.
Projecteurs Unités d’éclairage dirigé pouvant inclure des pare-lumière. Certains projecteurs peuvent être munis d’obturateurs, connus sous le nom de Lekolites ou Lekos.
Distance de projection Distance entre un projecteur et l’écran.
Bains de lumière Unités d’éclairage produisant des bords adoucis, permettant un focus rapide et facile, parfois nommées lampes à réflecteur parabolique aluminé (PARs).

*Les termes et définitions ci-dessus sont une gracieuseté de Freeman Audio Visual Canada.