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Par Patricia Fripp

6 idées pour rendre vos assemblées mémorables

Dans un monde idéal, vous auriez un budget illimité pour retenir les services des meilleurs conférenciers à toutes vos assemblées et tous vos congrès. Mais puisque ce n’est pas le cas, voici quelques suggestions éprouvées que beaucoup d’entreprises et d’associations ont adoptées avec succès. Intégrez-les à votre processus de planification d’assemblée, et vous deviendrez un héros pour avoir tiré le maximum de votre investissement.

Une directrice administrative chevronnée d’une association devait combler six jours de créneaux de conférences et séminaires. Dans le cadre du congrès global, au lieu d’assigner un conférencier différent à chaque créneau, elle a suggéré au comité organisateur de maximiser la contribution de quelques-uns des meilleurs présentateurs, en embauchant trois d’entre eux pour remplir trois rôles différents. C’est ainsi qu’ils ont exécuté l’équation 1 + 1 + 1 = 9. Trois conférenciers utilisés de trois façons comblaient ainsi neuf créneaux.

Voici comment une telle démarche peut faire épargner temps et argent à votre organisation et vous aider à accéder à des conférenciers professionnels que vous pensiez ne jamais pouvoir vous permettre.

Épargnez sur les frais d’hôtel et de transport aérien

Réduire le nombre de conférenciers diminuera probablement le nombre total d’hébergements requis. Vous épargnerez aussi incontestablement sur le transport — par exemple, trois allers-retours au lieu de neuf.

Les conférenciers peuvent réduire leurs honoraires

Bon nombre de conférenciers feront plusieurs présentations pour les mêmes honoraires et offriront un rabais pour plusieurs jours passés au même endroit. Vos anciens conférenciers se seraient peut-être montrés plus souples si vous aviez pris la peine de leur demander : « Après votre allocution, pourriez-vous faire une séance de groupe? » « Pendant que vous êtes ici, pourriez-vous agir comme animateur un matin? » « Pourriez-vous modérer un panel? » et même « Notre président est un peu nerveux. Pourriez-vous le conseiller sur l’introduction de son discours? »

Les conférenciers et les formateurs qui voyagent à travers le pays demanderont souvent des honoraires considérablement moindres pour trois jours consécutifs à un seul hôtel plutôt que trois dates distinctes à des mois d’intervalle.

La réponse est non si vous ne posez pas la question

Une association de courtiers immobiliers a demandé ceci : « Après votre allocution au déjeuner-causerie, pourriez-vous diriger un séminaire de groupe sur votre sujet et l’approfondir? » La demande a emballé le conférencier qui souhaitait leur prouver qu’il avait plus à offrir que les 45 minutes d’idées présentées pendant son allocution.

Une conférencière professionnelle chevronnée a l’habitude de suggérer une séance de groupe après sa présentation. Un de ses clients lui a répondu « L’ordre du jour est déjà plein, mais nous apprécierions énormément que vous animiez notre panel de grands producteurs, la première séance de groupe après le dîner. »

Il est plus facile de recruter des commanditaires

Accéder à un conférencier plus chevronné et de plus grande renommée facilite le recrutement de commanditaires. Si vous avez déjà dit « On ne peut se permettre vos honoraires », demandez plutôt « Si nous pouvons trouver un commanditaire pour aider à payer pour votre présentation, seriez-vous prêt à participer à une séance de signature de livre à leur kiosque? »

Qui pourrait commanditer votre événement? Songez à approcher les exposants à vos congrès ou quiconque vend à vos membres ou souhaite jouir de bonnes relations publiques avec les gens de l’auditoire. Inscrivez ces « anges » visiblement dans le programme et les présentations audiovisuelles des assemblées.

Dans bien des congrès, le commanditaire a l’occasion de présenter le conférencier et de diriger les questions et réponses. Présentez à l’avance votre conférencier à leurs commanditaires, et incitez-les à ajouter quelques lignes à leur présentation faisant le lien avec leur commanditaire.

Par exemple, une conférencière principale a emballé l’association, l’auditoire et le commanditaire dans son discours devant un public de 800 personnes lors d’un congrès national. Après son introduction, elle a cité le fondateur de son commanditaire corporatif, donné des exemples pour renforcer ses points dans leurs bulletins, et ajouté leur nom dans sa conclusion.

Si vos conférenciers sont assez sages pour inclure leurs commanditaires dans leurs présentations, vous n’aurez aucun problème à recruter des commandites pour vos conférences futures.

Trois primes inestimables
  1. Avoir trois conférenciers disponibles pendant tout votre événement vous donne beaucoup plus de flexibilité dans la préparation de votre horaire.
  2. En cas d’annulation à la dernière minute d’un conférencier ou de son absence, il est possible de le substituer.
  3. La continuité peut établir un lien puissant entre l’auditoire et les conférenciers.

Avec six jours de créneaux de conférences et de séminaires à combler, notre directrice administrative chevronnée d’une association a déclaré ceci : « Nous avons constaté qu’en réservant trois conférenciers, ils devenaient encore plus populaires, et apprenaient à mieux connaître les membres de notre association qui apprécient toujours les voir rester plus longtemps. Nos membres ont le sentiment de les connaître comme des amis quand ils peuvent leur parler au salon professionnel et aux événements après l’horaire régulier puisque ces conférenciers sont avec nous pendant plusieurs jours. »

La continuité pendant un événement ou d’une année à l’autre signifie que vous conférenciers peuvent remarquer votre organisation et se porter volontaire pour l’aider de manières spéciales que vous n’avez peut-être jamais envisagées.

Plus pour votre argent

Plusieurs planificateurs d’assemblées qui connaissent du succès parviennent à négocier des « extras » avec leurs conférenciers.

Les conférenciers avisés se disent que tant qu’à se trouver sur place et être bien rémunérés, leur temps appartient au client. Ils sont par conséquent heureux d’exécuter quelques tâches supplémentaires.

La prochaine fois que vous planifierez une conférence, songez aux multiples façons d’inclure les talents de vos conférenciers. En plus de ce pour quoi vous les embauchez, vous ne perdez rien à leur demander s’ils accepteraient de :

  • Diriger une ou deux séances de groupe
  • Ajouter un programme des partenaires/invités
  • Présenter d’autres conférenciers
  • Animer une partie de l’événement
  • Modérer un panel
  • Signer des autographes
  • Conseiller des dirigeants de l’entreprise ou de l’association pour leurs présentations
  • Faire une apparition au kiosque d’un commanditaire pour donner à leur commandite le caractère d’un investissement
La prochaine fois que vous réserverez un conférencier

Si votre conférencier ne vous demande pas en quoi d’autre il pourrait vous aider, peut-être devriez-vous poursuivre vos recherches.