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Par Joel Kranc

Les associations se débattent pour rester pertinentes et attirer des membres plus jeunes. Rester au courant des dernières tendances et offrir les bonnes informations peuvent vous aider à attirer, retenir et faire participer vos membres. Les points suivants offrent des mesures à prendre pour que les associations puissent interagir avec leurs membres (et, dans certains cas, avec les non-membres) tout en continuant à se concentrer sur ce qui compte le plus pour elles.

1. Créer la prochaine génération de leaders – La formation en gestion et la recherche de membres possédant une expérience diversifiée au sein du secteur aideront les leaders à aborder les défis et les exigences qui leur seront imposées. Ces deux éléments sont critiques pour permettre aux gestionnaires de mieux comprendre leur personnel, leurs bénévoles et les travailleurs de première ligne, de même que leur conseil d’administration, les administrateurs et les gouvernements tant à l’échelle régionale qu’à l’échelle mondiale.

De plus, les leaders de la prochaine génération pourraient faire face à des responsabilités plus difficiles que celles des leaders d’aujourd’hui et devraient donc rechercher des occasions de mentorat, de bénévolat et de formation professionnelle pour compléter leurs autres rôles. Cette amélioration continue peut aider, aujourd’hui et demain, le leadership et aussi l’association à s’épanouir pleinement.

Les leaders émergents ont un autre outil à leur disposition – la délégation. Déléguer efficacement implique la définition et
le choix de tâches, le choix d’une équipe, l’évaluation des besoins en formation, l’établissement d’objectifs et d’échéanciers, un accès aux ressources et aux informations, et aussi l’offre d’un appui continu. En ce qui a trait au leadership, la délégation permet deux usages : non seulement permet-elle de maximiser les effectifs (membres du personnel qui sont des bénévoles), mais elle permet aussi le développement des compétences requises par l’association pour qu’elle puisse continuer à opérer de façon efficace et efficiente.

Finalement, une bonne dose de créativité, de la confiance en votre conseil d’administration et l’établissement de priorités bouclent la boucle en ce qui a trait au leadership et à la gestion efficace.

2. Travailler avec la bonne technologie – Les outils technologiques peuvent aider ou nuire à une association, selon leur utilisation. La pertinence, les coûts et l’efficacité dicteront ce qui vous en donnera le plus pour votre argent. Par exemple, les systèmes de gestion d’association (SGA) peuvent représenter tout un défi, que vous commenciez à zéro ou que vous modifiez un système existant.

Ne présumez pas que toutes les données doivent être captées dans un SGA. En essayant d’incorporer trop d’éléments dans un seul système, vous risquez une complexité et des coûts accrus. De plus, les mêmes données peuvent être utilisées de différentes façons : des informations au sujet de participants à un congrès peuvent être utilisées pour préparer des pochettes d’inscription, des conciliations bancaires, une analyse d’efficacité marketing et une analyse de tendance d’inscription. Ces informations peut être d’excellents outils, mais elles doivent être utilisées
en gardant en tête les objectifs de l’association et comment atteindre ces derniers le mieux possible.

Les AGA « numériques » sont en voie de devenir un outil qui permet une participation accrue lors des réunions. Une combinaison d’une AGA traditionnelle avec cette méthode électronique peut créer des occasions pour ceux qui ne peuvent être à la réunion en personne, en leur donnant une voix lors de décisions. Les points à l’ordre du jour peuvent être affichés en ligne pour les membres en présence dans la salle et en ligne. De plus, les réponses aux questions en ligne peuvent faire partie du procès-verbal de la réunion.

Les dispositifs de vote électronique commencent aussi à être de plus en plus présents lors d’AGA. Des réponses immédiates aux questions peuvent être affichées lors des réunions, en offrant un aperçu du côté vers lequel penche la majorité des membres au sujet d’un enjeu précis. Et parce que le vote est anonyme, les membres sont plus enclins à participer, ce qui permet de mieux orienter la prise de décision au moment où cela compte.
Un des facteurs derrière la mise en place d’AGA numériques est l’informatique en nuage, un autre outil technologique. L’informatique en nuage peut aider les membres à accéder à des documents en temps réel, peu importe leur emplacement, et peu importe le moment. Ceci rend les informations plus pertinentes pour les intervenants, tout en leur permettant d’intervenir davantage.

3. Feedback et pauses-exercices – Les employés et le personnel bénévole sont les poumons de toute organisation, surtout pour les associations où tant de travail est requis de si peu de membres du personnel. Il est critique de vous assurer d’obtenir du bon feedback. « La maladie du PDG »
survient souvent lorsque les employés sont réticents à être honnêtes lors d’évaluations d’enjeux et fournissent des informations vagues et peut-être rassurantes au patron. Si vous vous souciez de l’association, assurez-vous d’obtenir des informations exactes, dans un milieu où les gens peuvent parler librement sans avoir à redouter des répercussions de leurs paroles.

Même lorsqu’un niveau de confort est en place, les employés doivent répondre aux « bonnes » questions (par exemple « Sur quoi devrais-je travailler le plus ? » « Y a-t-il quelque chose que je devrais ajouter ? ») afin d’offrir une rétroaction honnête. De plus, n’hésitez pas à obtenir d’autres opinions ou des opinions externes, et assurez-vous de mettre des mesures en place en ce qui concerne le feedback déjà obtenu pour que l’association puisse aller de l’avant et combler les besoins des membres de son personnel.

L’exercice est une autre façon de garder l’esprit et le corps des membres de votre personnel bien actifs plutôt que fatigués. Les réunions, les séminaires et les congrès peuvent incorporer des pauses-exercices qui non seulement aideront du point de vue de la santé, mais contribueront également à l’esprit de camaraderie entre participants tout en les mettant au défi.

4. Aller au-delà d’un modèle axé sur les membres – La réévaluation de votre modèle d’affaires est importante pour s’assurer de rester à jour et pertinent. La démographie est en plein changement, les technologies changent et les membres changent aussi. Il y aura toujours des membres loyaux, mais des personnes plus jeunes, associées à l’industrie, peuvent aussi être à la recherche de services
offerts par l’association sans toutefois vouloir devenir membres.

De nouveaux modèles plus souples peuvent vous aider à évaluer comment fonctionne l’organisation et comment elle peut être plus souple et inclusive envers différents segments. Il est critique de connaître la valeur ajoutée que vous apportez. De plus, en érigeant vos capacités technologiques autour de la participation de vos membres et des non-membres, vous serez en mesure d’offrir des services à une clientèle plus vaste et de créer un milieu plus inclusif. La participation des membres et des intervenants est critique lors des premières phases d’un changement de modèle d’affaires, mais une association créative et ouverte peut offrir davantage de valeur et être plus inclusive envers tous les intervenants de l’industrie, qu’ils soient membres ou non.

5. Connaître le rôle du conseil d’administration – Des idées comme une plus grande inclusion et une transition d’éloignement de modèles centrés sur les membres nécessiteront de nouveaux engagements plus importants de la part du conseil d’administration. Une perspective basée sur la représentation peut aider, mais aussi nuire à la prise de décision par les membres du conseil d’administration lorsqu’ils sont trop concentrés sur les membres. Des politiques et des responsabilités fiduciaires contribueront à guider les administrateurs et l’association en général.

De la formation en gouvernance (l’identification de rôles par exemple), l’évaluation et le recrutement de nouveaux administrateurs qui ont du temps et de l’énergie peuvent aider à éliminer ces administrateurs de longue date qui ont perdu leur motivation ou qui participent de moins en moins dans le processus.

Finalement, des éléments comme la création d’un calendrier pour le conseil d’administration et l’identification d’une raison d’être au niveau du président du conseil ou par l’entremise de documents pour le conseil peuvent également donner un nouveau souffle au processus et offrir aux administrateurs de nouveaux objectifs à réaliser. Des informations, à la fois de qualité et pertinentes, peuvent aider le conseil d’administration à garder la route lors des discussions stratégiques. L’équipe de gestion joue un rôle là-dedans et devrait être en mesure d’offrir des informations de qualité qui possèdent les « bonnes » questions. Des discussions régulières de gestion et de conseil d’administration peuvent contribuer à faire avancer ce processus.