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ÊTES-VOUS PRÉPARÉ À L’IMPRÉVISIBLE?

par Sandi L. Humphrey, caé

Pendant ma carrière associative, j’ai participé à la planification et au déroulement de plus d’une trentaine de grandes conférences associatives. J’ai perdu mes bagages en route vers le congrès annuel de mon association – ne les recevant que la veille de la fin du congrès, après un détour imprévu à Freeport, Bahamas (pauvres bagages!). À un autre moment, un de mes délégués au volant d’une voiturette de golf est entré dans l’hôtel et a fracassé un mur de miroirs en tentant de faire un demi-tour (je dois avouer qu’il était très tard le soir).

Mais tandis que le présent numéro du magazine AssociationMC prenait forme, il m’est venu à l’esprit quelques autres réflexions et leçons liées aux événements associatifs que j’ai vécues et que je crois dignes de partager avec vous – et qui pourraient vous intéresser, je l’espère.

RISQUES ET CRISES

Mes pensées se sont immédiatement tournées vers les planificateurs d’événements dès que j’ai appris, il y a quelques années, l’éruption du volcan en Islande et les conséquences que cela aurait sur les déplacements aériens vers l’Europe et à travers le monde. En quoi beaucoup de grandes conférences associatives seraient affectées? Combien de délégués se retrouveraient coincés dans la ville hôtesse, incapables de rentrer? Combien de délégués seraient tout simplement incapables de se rendre à la conférence? Combien de conférences et de salons professionnels devraient être annulés, et à quel prix?

Je connais une planificatrice d’événement qui s’est retrouvée toute seule à l’autre bout du pays ce fameux 11 septembre – elle attendait l’arrivée des premiers exposants et délégués ce jour-là. Aucun n’est venu. Je connais aussi deux directeurs d’association qui attendaient l’arrivée de leurs délégués à Calgary en 2013, pendant la grande inondation. Si vous n’avez jamais songé à de tels scénarios, vous devez le faire. Rien n’est garanti. Devez-vous vous assurer contre de tels risques? Devez-vous conseiller vos délégués potentiels pour qu’ils puissent eux aussi éviter le risque? Pensez-y. De telles perturbations se produiront encore à coup sûr.

PRÉVOYEZ L’IMPRÉVISIBLE

Vous planifiez votre assemblée générale annuelle et votre congrès d’un point de vue logistique, mais envisagez-vous des scénarios « hypothétiques »? Je me rappelle qu’une année, je me suis sentie complètement prise de court à mon AGA lorsqu’un membre du conseil d’administration s’est fait mettre en candidature pour le poste de président du conseil, un problème pour la liste proposée par le comité des mises en candidature. Dans ce cas particulier, ce ne sont pas tous les délégués qui avaient le droit de vote à l’élection qui devait suivre cette mise en candidature.

Heureusement, je m’étais assurée que nous soyons toujours prêts à affronter un tel scénario – des textes pour le président du comité des mises en candidature étaient toujours prêts, afin de le guider du début à la fin dans une situation où une élection serait nécessaire. Nous avions déjà mis en place un processus pour aider à identifier facilement les candidats ayant droit de vote. Je m’étais même assurée qu’il y ait un peu de temps libre à l’ordre du jour au cas où nous aurions eu besoin de permettre aux candidats de faire leur discours aux délégués votants.

Je ne peux m’imaginer tenir à tout moment une élection à une assemblée annuelle. Il était sage d’être préparé à l’imprévisible. Et au cas où cela vous intéresserait, au final c’est le candidat proposé par le comité des mises en candidature qui a eu le poste. Mais les membres participaient à un processus démocratique qui s’est bien déroulé – ils ont quitté avec une image positive de l’association, en sachant qu’ils avaient réellement leur mot à dire dans la direction que prenait l’association et qui était le mieux préparé pour la diriger. C’était énorme!

Sur une note similaire, une conférencière principale m’avait avisée, seulement 24 heures avant son apparition prévue, qu’elle ne pourrait participer à notre événement. La raison invoquée était plus que légitime : elle s’était inscrite comme donneur de moelle osseuse quelque temps auparavant et on venait de l’appeler pour faire le don de vie à une autre personne. J’ai été en mesure de combler son créneau horaire avec du matériel substantiel et intéressant pour les délégués. Pourriez-vous en faire autant? Avez-vous un plan B?

PLANIFIEZ ET PRÉPAREZ

J’aurais du mal à calculer le nombre de conférences auxquelles j’ai assisté pendant ma carrière – pour m’épargner cet effort, disons qu’il y en a eu beaucoup. Et pour dire vrai, il m’arrive encore fréquemment de voir des planificateurs d’événements courir en tous sens à leurs événements et sembler manquer de suite dans leurs idées. Cela me laisse entendre qu’ils n’étaient pas vraiment préparés avant de franchir la porte. La planification et la préparation sont essentielles.

Je me rappelle être arrivée, il y a une vingtaine d’années, au site de la conférence la veille de l’arrivée de mes délégués et avoir fait une récapitulation avec la représentante de l’hôtel. Dans les cinq premières minutes de notre visite de l’hôtel et de récapitulation des renseignements détaillés sur les installations que j’avais envoyés à l’hôtel des semaines auparavant, la représentante avait sincèrement tenté de se montrer utile au moins trois fois : « Je sais que vous avez demandé cela, mais je l’ai changé car je croyais que vous préféreriez.... ». Chaque fois, je l’avais assurée que ce que j’avais demandé était exactement ce que je voulais et ce dont j’avais besoin. Je lui avais aussi indiqué que si elle suivait mes instructions à la lettre, il n’y aurait alors aucun lieu de même établir de contact pendant les quatre jours suivants. Et c’est exactement ce qui s’est produit. Tandis que les délégués quittaient, la représentante et le gérant de l’hôtel ont demandé à me parler quelques minutes, pendant lesquelles ils m’ont indiqué n’avoir jamais reçu de demandes pré-conférence aussi détaillées d’une association, ni qu’un événement ne se soit déroulé aussi rondement. J’ai répondu en disant que selon moi, ce serait une erreur d’aborder un événement associatif aussi majeur d’une autre façon.

La leçon à tirer est celle-ci. Créez un horaire d’événement qui met les points sur les « I » et les barres sur les « T », bien avant la date prévue de l’événement. Il n’est pas nécessaire, par exemple, de rédiger des textes, de trouver des gens pour présenter ou remercier les conférenciers, ou de traiter la question des demandes de matériel spécifique pour des salles de réunion sur place – tout cela peut, et devrait être traité bien à l’avance. Ce faisant, vous pourrez concentrer toute votre attention sur la chose la plus importante à vos événements, soit vos membres et vos délégués, et vous aurez du temps pour traiter l’imprévisible qui, selon mon expérience, est une chose à laquelle on peut s’attendre.