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Préparez-vous, contribuez et ayez un impact en tant que membre du comité de recrutement

Par Eric Lathrop 

La ressource la plus précieuse de toute organisation, ce sont les gens qui y travaillent. C’est pourquoi l’effort et la diligence qu’investissent les comités de recrutement dans tout processus de recherche exécutive peuvent établir le fondement du succès continu de l’organisation. Mon expérience de travail de plus de 15 ans avec des comités de recrutement m’a enseigné que les comités de recrutement exécutif ne sont plus dans l’ère des « défilés de mode », alors que les intervieweurs s’assoyaient confortablement et attendaient d’être impressionnés. Il est maintenant impérieux que tous les membres du comité participent activement pendant tout le processus et travaillent à l’unisson, avec des valeurs communes, vers un objectif commun. Chaque membre doit évaluer ses propres hypothèses et préférences, préparer des questions précises et pertinentes, rester concentré et alerte pendant l’entrevue, et délibérer attentivement. Si les membres du comité de recrutement ont été bien choisis et qu’ils adoptent une approche active et réflexive, l’organisation dénichera le candidat qui correspond le mieux à son environnement, ses valeurs et sa vision.

Gardant cela à l’esprit, voici ce que devrait savoir un membre de comité de recrutement pour se préparer, participer et tirer profit de l’occasion de modeler la direction que prendra l’organisation pour les années à venir.

Soyez conscient de vos préjugés

Il est normal que chaque membre d’un comité de recrutement ait ses propres préjugés et hypothèses découlant de sa propre culture organisationnelle. Le succès de toute recherche dans le secteur sans but lucratif dépend de la capacité de chaque membre du comité à comprendre et représenter la vision et les valeurs de l’organisation, et pas uniquement ses propres intérêts.  En tant que membre du comité bien préparé, vous devez prendre le temps de réfléchir à savoir si vos propres habitudes et hypothèses sur la façon « normale » de faire les choses pourrait gêner votre compréhension de ce nouveau rôle. Demandez-vous si les qualités que vous estimez le plus chez un candidat seront celles qui serviront le mieux l’organisation. Cette occasion de réfléchir à vos habitudes pourrait même vous donner une nouvelle perspective de votre propre organisation.

Obtenez le consensus sur les critères

Les comités de recrutement s’entendent souvent sur une simple description de poste et des compétences minimales mais ne réfléchissent pas aux aspects plus intangibles du profil de leur candidat idéal. Quelles qualités, aspirations et attitudes conviendront le mieux à l’environnement unique de cette organisation? Les membres du comité peuvent présumer qu’ils savent tous ce qui fait un candidat viable tout en étant en désaccord sur la façon de pondérer des compétences possiblement conflictuelles telles que l’autonomie et la coopération, ou l’innovation et la continuité. Vous devez réfléchir explicitement à toutes les compétences que vous recherchez chez un candidat et déterminer l’importance de chaque compétence par rapport aux autres. Au début du processus, prendre le temps de discuter en profondeur de ces critères vous aidera à éviter des ennuis majeurs en cours de route, par exemple un désaccord sur l’embauche finale ou la mauvaise communication parmi les membres du comité et le cabinet de recrutement.

Planifiez soigneusement l’entrevue

Les membres du comité de recrutement doivent réfléchir soigneusement à leurs questions, à la structure de l’entrevue, et même à la disposition des sièges. Une bonne planification fait en sorte que le candidat fera face à un comité uni et organisé, et que les membres obtiendront l’information nécessaire pour prendre une décision éclairée.

Pour préparer les questions, faites une revue en profondeur de l’information sur tous les candidats. Prévoyez de poser des questions sur l’expérience pertinente, mais travaillez aussi à identifier les faiblesses potentielles du candidat ou en quoi il dévie du profil de votre candidat idéal. Prenez soin de ne pas formuler vos questions de manière directive; assurez-vous que la question ne donne pas la réponse que vous espérez entendre.

Une fois que vous avez dressé la liste des questions, déterminez quels membres du comité seront responsables de quelles portions de l’entrevue en fonction de leurs propres intérêts et expérience. Si vous avez planifié et délégué les questions adéquatement, les questions de suivi ou les déviations ne feront pas dérailler l’ensemble de l’entrevue. Une structure claire combinée à des questions de suivi improvisées établira le bon équilibre entre la rigueur et la conversation.

Soyez présent pendant l’entrevue

Rappelez-vous que l’entrevue est un outil imparfait; le candidat qui semble le plus impressionnant ou charismatique pendant une rencontre de 60 minutes pourrait au bout du compte ne pas se montrer le meilleur leader. Afin de tirer le maximum du processus d’entrevue, les membres du comité doivent se montrer réfléchis, actifs et engagés pendant toute l’entrevue. Ils doivent s’assurer de poser des questions pertinentes et précises, faire les suivis nécessaires, écouter attentivement et noter les réponses. Si vous êtes distrait ou passif pendant l’entrevue, vous pourriez passer à côté d’information clé sur les forces et les faiblesses du candidat. Des signes de fatigue ou de désintérêt de la part de membres du comité affecteront par ailleurs la perception du candidat de l’organisation. Compte tenu que les entrevues peuvent être une tâche ardue – surtout lorsque vous participez adéquatement – espacez les rencontres en conséquence.

Même si vous devez participer pendant toute l’entrevue, vous devez vous concentrer principalement sur l’écoute active plutôt que la parole. Résistez à l’envie de répondre à vos propres questions ou de partager des quantités excessives d’information avec le candidat. En général, il est sage de suivre la règle du 80/20 : les membres du comité d’entrevue devraient parler 20 % du temps, et le candidat 80 %.

Ayez un plan pour résoudre les désaccords au sujet des candidats

Si vous obtenez le consensus sur les critères et que vous planifiez soigneusement l’entrevue, il devrait être facile de déterminer votre liste finale de candidats. Il est néanmoins toujours possible que des désaccords surviennent parmi les membres du comité de recrutement. Pour vous préparer à l’avance à ces discussions, prenez des notes à la suite de chaque entrevue, en inscrivant non seulement les réponses du candidat mais vos propres réactions à ses réponses. Vous pouvez également soulever toute question récurrente ou réserve au sujet des références du candidat. Les opinions issues d’une entrevue d’une heure sont généralement moins valides que les opinions découlant de plusieurs années de travail avec quelqu’un. Documenter chaque étape du processus de décision – entrevue, vos propres délibérations, vos discussions avec les références – sera également utile si le candidat remet en question la décision d’embauche.

À FAIRE PENDANT L’ENTREVUE À ÉVITER PENDANT L’ENTREVUE
Maintenez un ton de conversation bidirectionnelle pendant toute l’entrevue. Utilisez le nom du candidat, maintenez le contact visuel, hochez la tête ou souriez à la réponse du candidat pour donner de l’encouragement. Ne croyez pas que votre travail principal en tant qu’intervieweur est de communiquer de l’information au candidat. Vous êtes là pour écouter. Rappelez-vous la règle du 80/20 : l’intervieweur devrait parler 20 % du temps, et le candidat 80 %.
Utilisez les techniques d’écoute active. Écoutez ce que dit le candidat et comment il le dit. Donnez du temps au candidat pour réfléchir à votre question, et du temps pour répondre avant de poser une autre question. Ne répondez pas à vos propres questions. C’est une erreur fréquente chez les intervieweurs. Donnez au candidat l’occasion de répondre à la question telle que vous l’avez posée.
Utilisez les techniques des questions de « suivi » pour recueillir de l’information approfondie. Utilisez des questions simples du genre pourquoi, quoi, où, comment pour faire ressortir des attitudes, expérience et opinions, et des faits au sujet des capacités, intérêts et motivations.

N’entrez pas dans les détails de la vie personnelle.  Les questions sur la religion, la politique, les croyances personnelles, l’âge, l’état matrimonial et les engagements familiaux sont interdites. 

Accordez au candidat toute votre attention pendant l’entrevue. Il n’est pas facile pour un intervieweur de se manifester et de s’effacer pendant une entrevue. Les intervieweurs tombent souvent dans le piège de présumer qu’ils savent ce que sera la réponse du candidat et de ne pas écouter. D’autres intervieweurs sont facilement distraits et accélèrent l’entrevue. Ne formulez pas vos questions de manière à suggérer les réponses souhaitées.  Autrement dit, essayez de ne pas poser de questions directives
Prenez des notes. Inscrivez les réponses du candidat ainsi que votre propre évaluation de ces réponses. Si vous interrogez un certain nombre de candidats, la prise de notes sera votre seul moyen de vous assurer de vous rappeler toute l’information pertinente. La documentation est également essentielle advenant que la décision d’embauche soit remise en question. Ne prenez aucune décision avant d’avoir toute l’information nécessaire pour le faire