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L’HISTOIRE DERRIÈRE LA PLUS RÉCENTE RESSOURCE DE LA SCDA, ET UN COUP D’OEIL À CERTAINS DES DÉFIS POUR QUE LES CONSEILS D’ADMINISTRATION … MONTENT À BORD

Par Roma Ihnatowycz

 

Les organismes sans but lucratif ne sont pas particulièrement reconnus pour repousser les frontières de l’innovation. Au contraire, ils ont parfois eu la réputation d’être quelque peu lents à cet égard.

Mais cela a changé récemment dans au moins un domaine : les associations adoptent un petit outil hybride moderne qui fusionne la technologie et un jeu de cartes pratique fondé sur l’information. C’est le jeu de cartes BoardREADY, et fait assez étonnant, nous devons en remercier l’émission de télé (et non le modèle cosmologique de l’univers) The Big Bang Theory.

« L’inspiration m’est venue en regardant The Big Bang Theory, où les personnages jouent à un genre de jeu de cartes de science fiction, » déclare Jeff De Cagna, conseiller de haute direction chez Foresight First LLC et principal développeur du projet. « Je me suis dit que nous pourrions faire quelque chose de semblable pour le secteur sans but lucratif. ».

De Cagna voyait un vide dans la courbe d’apprentissage des conseils d’administration sans but lucratif au Canada et avait le sentiment qu’un jeu de cartes fondé sur l’information similaire à celui de la populaire comédie télévisée pourrait combler ce vide. Bien que les conseils d’administration aient accès à beaucoup de matériel de formation en ligne et dans des ressources imprimées, il existait peu de choses sous forme d’outil portatif qu’ils pourraient apporter avec eux à des réunions – et rien qui ne combinait un tel outil avec un élément numérique.

En collaboration avec une équipe de la SCDA, Jeff De Cagna a entrepris de créer un tel produit hybride physique-numérique qui pourrait combler ce vide. Il visait un outil qui servirait de complément, plutôt qu’un remplacement, aux ressources déjà disponibles. « Nous ne voulions pas simplement prendre l’ancien contenu et le placer dans un nouveau format; nous souhaitions marier le contenu à un format différent, » explique-t-il.

Le lancement

Le jeu de cartes a été lancé officiellement en juillet 2016 après une campagne de financement collectif sur Indiegogo ayant permis d’amasser 15 000 $ pour financer son développement. Le jeu comprend 78 cartes dont les thèmes portent sur différents points de discussion, chacune des cartes ayant un code QR connectant les utilisateurs à un contenu en ligne additionnel spécifique au sujet et mis à jour régulièrement. Le jeu comporte quatre modes de sujets – apprenez, réfléchissez, discutez et agissez – ainsi que quatre perspectives – analyse à posteriori, surveillance, prospective et vision.

Les sujets eux-mêmes sont vastes et variés – allant de « l’identification des risques de modèles d’affaires » à « l’expression de la dissidence », en passant par « tirer profit de l’esprit du débutant ». Chaque carte inclut une brève explication, ainsi que trois questions pour amener les utilisateurs à des discussions utiles autour de la table de jeu ou au-delà. Beaucoup visent à approfondir des concepts difficiles que les membres du conseil ne sont pas toujours désireux de discuter. « Il s’agit d’aider les conseils à composer avec le défi de gouverner une organisation du 21e siècle, » indique De Cagna. « Il existe une vision plutôt étroite de ce que les conseils sont censés faire, et nous voulions la remettre en question. »

Outre son rôle de partage de connaissances, le président et chef de la direction de la SCDA, Michael Anderson, CAE, explique que le jeu vise à aider les conseils à remettre en question leur propre réflexion tout en réfléchissant plus en profondeur aux enjeux qui les influencent. Les cartes servent également d’accessoire pour les nouveaux venus au conseil ou les membres plus réservés afin de les aider à participer plus activement aux débats et aux discussions dans la salle du conseil. « Nous l’avons vu comme une ressource pouvant mieux outiller chaque membre du conseil, » indique Michael Anderson. « Le jeu soulève des questions, mais il peut également servir d’outil d’apprentissage que les gens peuvent utiliser seuls à la maison. »

Partisans de la première heure

Owl Child Care Services of Ontario fut une partisane et une utilisatrice de la première heure du concept. En fait, l’organisation fut la première à commencer à utiliser le jeu de cartes après son lancement. « Nous incorporons le jeu de cartes à chacune de nos réunions du conseil d’administration, » indique la directrice administrative de Owl Child Care Services, Lori Prospero, CAE, dont le conseil se réunit tous les deux mois. « Le jeu de cartes me donne tout le matériel que je peux trouver sur le web, mais d’une manière vraiment organisée et portative. Je n’ai pas à éplucher 20 millions de sites web pour trouver l’information. Chaque carte me dirige à un site web, vers le sujet qui m’intéresse. »

Les cartes servent de tremplin vers tout sujet à l’ordre du jour de la réunion du conseil de l’organisation, tandis que Mme Prospero et la présidente du conseil Corrie Ballantyne choisissent à l’avance les cartes s’appliquant à la réunion. Pour leur réunion d’orientation, par exemple, la liste des cartes sélectionnées incluait « Comprendre les devoirs de fiduciaire » et « Bâtir un climat de confiance ».

Chaque réunion débute en divisant le conseil en triades de mentorat pour discuter séparément des points de discussion et des questions sur leur carte BoardREADY à l’intérieur de leurs groupes. Cette étape est suivie par un débreffage et une discussion par tout le conseil. Même si certains membres du conseil ont été plus lents à saisir le concept, Mme Prospero indique que maintenant, des administrateurs l’appellent à l’avance pour lui présenter leurs propres suggestions de cartes qui, selon eux, pourraient être utiles pour les prochaines réunions.

En plus de garder la discussion axée sur le sujet, les cartes éclairent les participants sur le sujet traité en leur présentant des points de vue nouveaux ou différents, explique Mme Prospero. Dans l’ensemble, elle explique qu’ils ont rationalisé substantiellement le processus décisionnel de Owl Child Care Services et créé plusieurs gains d’efficacité pour l’organisation. « Nous pouvons maintenant prendre des décisions éclairées, et nous pouvons les prendre environ 40 pour cent plus rapidement qu’auparavant, » indique-t-elle.

Courbe d’apprentissage

Les conseils n’ont pas tous été aussi rapides que Mme Prospero et son équipe à adopter le jeu. En fait, selon Michael Anderson, certains ont acheté le jeu mais n’ont pas encore commencé à l’utiliser, ce qui a incité la SCDA à lancer des outils pratiques complémentaires pour aider les gens du conseil. L’association a déjà présenté deux séminaires en ligne et téléversé des vidéos informatives sur le site web de BoardREADY. De plus, on a développé des guides d’introduction pratiques tant pour les présidents que les membres du conseil. « En ce moment, la question est d’aider les gens à comprendre comment utiliser le jeu. Nous voulons savoir comment certains groupes ont utilisé le jeu afin que d’autres puissent en comprendre le potentiel, » indique Michael Anderson.

Il existe sans aucun doute une courbe d’apprentissage, convient Mme Prospero, notamment pour préciser la sélection des cartes. Compte tenu du grand nombre de cartes – 78 – cela peut se révéler une lourde tâche et Mme Prospero recommande d’ajouter des onglets pour aider. Elle conseille également aux nouveaux utilisateurs de commencer par regarder la liste de sujets en ligne pour avoir une bonne vue d’ensemble. Par la suite, elle recommande de cibler trois ou quatre cartes qui correspondent bien aux enjeux à l’ordre du jour de la réunion du conseil. Vous pouvez aussi aviser à l’avance les membres du conseil des cartes qui seront utilisées afin qu’ils puissent se préparer s’ils le désirent.

L’essentiel est de se concentrer sur les séquences de cartes, c.-à-d. choisir des cartes qui fonctionnent bien par mode, perspective ou virtuellement n’importe quel thème. Il n’existe aucune règle, et les utilisateurs sont libres de choisir une séquence en fonction de leurs propres critères. Pour aider à choisir les cartes, la SCDA travaille toutefois à développer des séquences simples pour ses membres, c.-à-d. des séquences que l’on peut intégrer à des phases typiques du travail d’un conseil, depuis la sélection jusqu’à l’évaluation.

Mme Prospero est également une grande partisane de la division en plus petits groupes pour la première discussion sur les cartes afin que chacun participe activement. Jeff De Cagna convient que c’est là un exercice utile et un avantage clé du format, ainsi qu’un de ses objectifs. « Il s’agit de choisir des cartes pouvant être bénéfiques pour aider à amorcer la conversation. Car c’est véritablement le but premier – amorcer une conversation, et avoir une conversation différente de celle que nous avons eue pendant très longtemps, » affirme Jeff De Cagna.

Cette nouvelle conversation, ajoute De Cagna, se révèle parfois difficile, ce qui peut expliquer en partie l’appréhension de certains à utiliser les cartes. « Le jeu de cartes et les sujets peuvent être différents et peu familiers, ce qui peut être intimidant pour certains, mais nous voulons vraiment encourager les gens à utiliser leur imagination sur la façon dont cette ressource peut changer la discussion et les amener à surmonter les obstacles qu’ils rencontrent dans la mise en place d’un conseil à rendement élevé, » explique-t-il.  

Le jeu de cartes réalisera-t-il en fait ce que Jeff De Cagna et l’équipe de la SCDA avait en tête avec sa création? Les conseils sans but lucratif utiliseront-ils les cartes pour explorer de nouveaux domaines thématiques, faciliter les discussions et poser les questions difficiles?

Selon toute vraisemblance, oui. Mais commençons par le début : ouvrir la boîte de BoardREADY. Ou mieux encore, indique Mme Prospero, jetez tout simplement la boîte. « Ce peut être intimidant, alors mon premier conseil est de sortir les cartes de la boîtes. Dites ensuite aux gens de tout simplement jeter la boîte. C’est ce que j’ai fait. »

Et ça a fonctionné à merveille.